Notes de frais : mode d’emploi pour les adhérents du TOS Noës

Pour te faire rembourser tes frais engagés pour le club (compétitions, déplacements, hébergements, repas, etc.), le TOS Noës Tennis de Table met à ta disposition une note de frais unique pour la saison 2025/2026.

Merci de bien suivre la procédure ci-dessous pour faciliter le travail du trésorier.

1. Quand utiliser cette note de frais ?

Tu peux utiliser cette note de frais pour demander le remboursement des dépenses engagées pour le club, notamment :

• Frais de déplacement en voiture pour les compétitions (indemnités kilométriques sur la base de 0,25 €/km)
• Repas de championnat en dehors du département (forfait de 10 € par joueur)
• Repas du soir de critérium lorsque le trajet total dépasse 2h30 de transport (forfait de 10 € par joueur)
• Nuit d’hôtel (petit déjeuner inclus, sur réservation du club, forfait de 60 € par joueur)
• Frais liés à une location de véhicule (carburant, location, lavage)
• Péages
• Collation d’après-match pour le championnat par équipes (montant maximum 10 €)
• Autres frais divers liés à l’évènement, à détailler dans la case prévue à cet effet

2. Télécharger et remplir la note de frais

Télécharge la note de frais
Clique sur le lien de téléchargement disponible sur cette page web.

Renseigne les informations générales (partie haute du document) :

• Bénéficiaire (toi)
• Date de l’évènement
• Nom de la compétition
• Lieu de la compétition
• Nombre de kilomètres aller/retour (A/R) si tu demandes un remboursement kilométrique

Complète la partie “Frais de déplacement” :

• Indique le nombre de kilomètres A/R
• Le montant sera calculé sur la base de 0,25 € par km
• Si ce n’est pas déjà fait, pense à communiquer ton IBAN pour le virement bancaire
• Tu peux, si tu le souhaites, transformer tout ou partie de ce remboursement en don au club (déductible des impôts selon la réglementation en vigueur, le club te fournira une attestation fiscale)

Complète la partie “Frais de l’évènement” :

• Repas de championnat (hors département)
• Repas de critérium (si > 2h30 de transport)
• Hôtel (sur réservation du club)
• Carburant et location de véhicule (si véhicule loué)
• Lavage du véhicule (si location)
• Péages
• Collation d’après-match (championnat par équipe, max 10 €)
• Autres frais divers, en les détaillant clairement

Calcule les sous-totaux et le total :

• Remplis les champs de Sous-total et Total en bas du document
• Date et signe la note de frais dans la zone prévue à cet effet

3. Joindre les justificatifs

Pour que ta demande soit prise en compte, aucun remboursement ne pourra être effectué sans justificatifs.
Merci de joindre systématiquement :

• Factures, notes de restaurant ou d’hôtel
• Tickets de péage
• Factures ou contrats de location de véhicule
• Toute autre pièce justificative liée aux dépenses déclarées

Attention : un simple ticket de carte bancaire n’est pas considéré comme un justificatif suffisant.

4. Envoyer ta note de frais au trésorier

Une fois la note de frais complétée et signée, et tous les justificatifs réunis :

• Scanne ou photographie lisiblement la note de frais remplie et signée
• Scanne ou photographie tous les justificatifs

Envoie le tout par mail à l’adresse du trésorier : fmaillard@tos-noes.com

Tu peux indiquer par exemple en objet de mail :
« Note de frais – [Ton nom] – [Date ou nom de l’évènement] »

Le remboursement sera effectué par virement bancaire une fois la demande vérifiée.

5. Don au club (option recommandé)

Si tu le souhaites, tu peux choisir de ne pas te faire rembourser tout ou partie de tes frais et de les transformer en don au TOS Noës Tennis de Table.
Dans ce cas :

• Coche l’option “don club” sur la note de frais
• Le club te fournira une attestation de don te permettant une déduction fiscale selon la réglementation en vigueur

Merci d’avance pour ton soutien au club et pour le respect de cette procédure, qui permet de suivre au mieux les finances du TOS Noës.